https://www.inotary.nl/contact/%E2%80%9Dhttps:/www.inotary.nl/privacyverklaring/_404____NL%E2%80%9D

Privacy Verklaring iNotary

1. iNotary, gevestigd te Huizen, Havenstraat 54 (postcode: 1271 AG) hecht veel waarde aan een verantwoorde omgang met persoonsgegevens van haar dienstgebruikers van (hierna “Gebruikers”).

2. iNotary verwerkt persoonsgegevens van Gebruikers dan ook zorgvuldig en met inachtneming van de bepalingen die de Wet bescherming persoonsgegevens of, zodra deze in werking is getreden, de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG), daaromtrent stelt. 

3. In deze Privacy Verklaring informeert iNotary Gebruikers over de manier waarop iNotary hun persoonsgegevens verwerkt en hoe zij deze kunnen wijzigen of daartegen in verzet kunnen. Deze Privacy Verklaring heeft alleen betrekking op de diensten die door iNotary worden aangeboden.

4. U dient als Gebruiker altijd expliciet akkoord te gaan met deze Privacy Verklaring voordat u een notariële dienst via iNotary kunt aanvangen.

 

Artikel 1: Uitleg persoonsgegevens en specifieke doelen voor de verwerking daarvan

Persoonsgegevens

1. iNotary maakt onderscheid tussen twee verschillende soorten Persoonsgegevens:
– Eenvoudige Persoonsgegevens : e-mail adres en (gebruikers)naam. Dit zijn gegevens die op zichzelf niet onlosmakelijk zijn verbonden met de identiteit van een Gebruiker. 
– Bijzondere Persoonsgegevens : Eenvoudige Persoonsgegevens, vermeerderd met alle persoonsgegevens die nodig zijn om een notariële dienst te kunnen verrichten (volledige namen, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens, paspoortgegevens, bankgegevens, telefoonnummer). Dit zijn gegevens die wèl onlosmakelijk zijn verbonden met de identiteit van een Gebruiker. Eenvoudige Persoonsgegevens en Bijzondere Persoonsgegevens worden hierna gezamenlijk ook wel “Persoonsgegevens” genoemd.

2. Alle Persoonsgegevens van een Gebruiker worden digitaal versleuteld opgeslagen in een softwaresysteem dat iNotary gebruikt van Spinoffice en in het softwaresysteem van een betreffend notariskantoor, waarmee iNotary een verwerkingsovereenkomst heeft gesloten.

3. iNotary is te allen tijde verantwoordelijk voor het beheer van de door Gebruiker verschafte Persoonsgegevens en zal zich tot het uiterste inspannen om die Persoonsgegevens te beschermen. In het geval van een datalek zal iNotary de Gebruiker onmiddellijk van die gebeurtenis op de hoogte brengen via het bij haar bekende e-mailadres en zich tot het uiterste inspannen om verdere verspreiding van die Persoonsgegevens te voorkomen. 

4. Gebruiker heeft te allen tijde het recht om de door hem/haar aan iNotary verschafte Persoonsgegevens op overzichtelijke wijze gepresenteerd te krijgen van iNotary (“recht op inzage”). Op eerste aanvraag van een Gebruiker zal iNotary zijn/haar Persoonsgegevens aan een door die Gebruiker aan te wijzen derde partij doorzenden (“recht op dataportabiliteit”) of geheel uit haar systeem verwijderen (“recht op verwijdering”).

5. Eventuele vragen die een gebruiker mocht hebben aangaande zijn Persoonsgegevens kunnen gesteld worden aan info@inotary.nl. Deze vragen zullen uiterlijk binnen 2 werkdagen worden beantwoord.

 

Doel

6. iNotary vraagt van een gebruiker Eenvoudige Persoonsgegevens. Gebruikers kunnen hiermee eenvoudige niet-notariële diensten en producten aanschaffen. iNotary doet dat door documenten op te stellen met deze Persoonsgegevens erin verwerkt. 

7. iNotary vraagt van een gebruiker Bijzondere Persoonsgegevens om voor die Gebruiker en in opdracht van die Gebruiker een notariële dienst te kunnen (doen) uitvoeren. Volledige namen, geboortedatum, geboorteplaats, adresgegevens en paspoortgegevens (inclusief BSN nummer) zijn vereist voor het opmaken van notariële akten en een telefoon nummer is noodzakelijk voor de uitvoering en coördinatie van de notariële dienst. 

8. Bijzondere Persoonsgegevens worden alleen gevraagd in verband met, en door iNotary aangewend voor, de uitvoering van een notariële dienst. iNotary zal Bijzondere Persoonsgegevens dus niet gebruiken voor enig ander doel dan waarvoor de Gebruiker toestemming heeft gegeven.

 

Toestemming

9. Voor het ontvangen, verwerken en gebruiken van Persoonsgegevens van een gebruiker, zoals bedoeld in artikel 1 lid 1 van deze Privacy Verklaring, behoeft iNotary volgens de wet toestemming van die Gebruiker. 

10. Bij het aangaan van de relatie vraagt iNotary aan de respectieve Gebruiker toestemming voor de verwerking van diens Eenvoudige Persoonsgegevens, onder verwijzing naar onderhavige Privacy Verklaring. 

11. Bij het aanvangen van een notariële dienst vraagt iNotary aan de respectieve Gebruiker toestemming voor de verwerking van diens Bijzondere Persoonsgegevens, onder verwijzing naar onderhavige Privacy Verklaring. 

12. De Eenvoudige en Bijzondere Persoonsgegevens zullen voor geen enkel ander doeleinde worden gebruikt dan het doeleinde in verband waarmee de gegevens zijn verschaft en de toestemming voor de verwerking is gegeven, tenzij de Gebruiker expliciete toestemming heeft gegeven voor een andere aanwending van deze Persoonsgegevens.

 

Klantenservice

13. U kunt bellen, chatten & e-mailen met de iNotary. Om u snel te kunnen helpen bij vragen maken we gebruik van uw gegevens als vermeld onder 1.1 en maken we aantekeningen die we bewaren. iNotary gebruikt een softwaresysteem van Spinoffice om gegevens over het telefoongesprek en gevoerde communicatie te registreren om deze te analyseren om onze diensten te kunnen verbeteren.

 

Fraude, inbreuk of andere ontoelaatbare gedragingen Gebruikers

14. Indien nodig zal iNotary de Persoonsgegevens van Gebruikers aanwenden om fraude te onderzoeken, te voorkomen en tegen te gaan. Op verzoek zal iNotary Persoonsgegevens als vermeld onder 1.1 aan politie, justitie en andere opsporingsdiensten of betrokken derden overhandigen, indien zij daartoe gehouden is op grond van de wet, een rechterlijk vonnis, of indien dat noodzakelijk is ter voorkoming van strafbare feiten of onrechtmatige gedragingen. iNotary is daarbij gebonden aan de wet en regelgeving van de Wet op het Notarisambt.

 

Artikel 2: Doorgifte aan derden

1. iNotary geeft uw Persoonsgegevens niet aan derden, tenzij:

a. De doorgifte geschiedt aan een door iNotary voor de in deze Privacy Verklaring opgesomde doeleinden ingeschakelde derden, met welke derden iNotary een overeenkomst heeft gesloten waarin is bepaald hoe deze Samenwerkingspartner op een verantwoorde wijze omgaat met uw persoonsgegevens, zoals een samenwerkend notariskantoor;

b. iNotary op grond van een wettelijke plicht gehouden is Persoonsgegevens door te geven aan bevoegde instanties.

 

Artikel 3: Beveiliging van gegevens

1. iNotary maakt – voor zover dat van haar verlangd mag worden – gebruik van passende technische en organisatorische veiligheidsprocedures, onder meer om ervoor te zorgen dat onbevoegden geen toegang krijgen tot uw gegevens en om het verlies, het onrechtmatig gebruik of de wijziging te voorkomen van de informatie die iNotary ontvangt.

 

Artikel 4: Beschikbaarheid en wijziging van Persoonsgegevens

1. Gebruikers kunnen op elk moment inzage vragen in hun Persoonsgegevens die iNotary heeft verwerkt. Ook kan een Gebruiker iNotary een verzoek doen om gegevens te laten wijzigen of te verwijderen. Hiervoor kunt u als Gebruiker een e-mail sturen naar info@inotary.nl.

 

Artikel 5: Aansprakelijkheid 

1. iNotary heeft geen zeggenschap over het eventuele gebruik door derden van uw Persoonsgegevens. Deze Privacy Verklaring heeft alleen betrekking op de persoonsgegevens die iNotary verwerkt ten behoeve van de juridische en notariële diensten. iNotary accepteert geen enkele verantwoordelijkheid of aansprakelijkheid voor (de werking en/of inhoud van) websites of diensten van derden.

 

Artikel 7: Bewaartermijn

1. iNotary bewaart Bijzondere Persoonsgegevens gedurende een periode van 12 maanden na uw laatste contact met iNotary, tenzij op grond van een wettelijke bepaling verplicht is persoonsgegevens langer te bewaren.

iNotary bewaart Eenvoudige Persoonsgegevens gedurende een periode van 60 maanden na uw laatste contact met iNotary, om zo ook een eventuele vervolgopdracht eenvoudiger te kunnen opstarten.

 

Artikel 8: Wijziging Privacy Verklaring

1. iNotary behoudt zich het recht voor om deze Privacy Verklaring aan te passen. Elke aanpassing zal via www.iNotary.nl bekend gemaakt worden. Door na wijzigingen gebruik te maken van de diensten van iNotary gaat u akkoord met een eventueel gewijzigde Privacy Verklaring. Hou voor alle wijzigingen regelmatig deze pagina in de gaten. 

De huidige Privacy Verklaring is bijgewerkt op 25 mei 2018.